辦公室總要有打印機、影印機，是上班族多年來的固有概念。
但隨著科技的進步、工作模式的轉變，文件處理可以變得更有效率，甚至為企業營運增值。
佳能香港有限公司商務影像方案及數碼印刷部高級總監及總經理陳志剛表示，商業應用服務及方案已發展多時，不但不再是簡單的打印及影印服務，更能做到識別及分類文件。「大企有足夠資源處理文件，但對中小企而言，方案提供的自動化文字擷取及分流功能尤其重要。」
企業數碼轉型 AI助處理文件
文字擷取及分流功能自動化，對企業有何好處呢？佳能商業應用服務及方案已經發展一段時間，透過應用AI （Artificial Intelligence）人工智能及流程機械人（Robotic Process Automation，RPA）技術，簡化營運及優化企業工作流程。
以Therefore™ Online的文字擷取功能為例，用戶只需於手機直接拍攝文件，系統就會透過AI自動擷取數據及分類文件，轉化成電子文件後並上傳至雲端文件夾，不需經人手輸入資料也可實現流動辦公。
又如MobileWork DX的AI文件分流功能， 企業可將文件數碼化、自動化處理文件流程，包括文字擷取、分類、存檔等。員工在尋找文件時，只需要輸入關鍵字，例如文件類型、帳單金額、供應商名稱等，AI便能即時找到所需文件。
無論大中小企在數碼轉型下，對商業應用服務及方案都有一定需求，分別只在於用量、用法或有不同。當中，零售、銀行、金融、法律行業的需求比較大，而人力資源部門的需求潛力正不斷上升。以法律界或法律部門為例，需要投入大量人手處理海量法律文件，檢視法律條款及批核法律文件。佳能最近推出「AI律師」法律文件處理方案，運用AI智能技術，審視現有文件上的條款，自動分析可應用或需再檢查的既定條款，讓人力資源可更集中處理重要的決策工作。
又以零售行業為例，企業每天需要處理大量客戶數據，透過分析了解客需要及市場趨勢。佳能的客戶體驗管理方案（Customer Communication Management, CCM），可將來自各種企業系統的客戶數據簡化，並集中儲存到中央管理平台，再自動化處理數據，並連接全渠道的個性化信息，有助加強品牌或企業與消費者之間的互動。
工作新常態 流動工作平台助遙距工作
在疫情肆虐下，企業加快數碼轉型、上班族在家工作或遙距工作成為新常態，文件處理方式亦隨之改變。遙距辦公、視像會議等成為辦公常態，員工需要在辦公室與遙距工作之間更頻繁地切換。但在遙距辦公時可能遇到文件存取、員工協作、以及流程審批上等挑戰，佳能的MobileWork DX流動工作平台近期更受關注。平台上「我的工作」功能，助企業靈活安排工作，監察團隊進度和狀態，更可適當地分配人手。當中的單對單或小組通訊群組功能，令同事保持緊密聯繫。
混合工作模式下，文件雲端化需求增加。Canon Therefore™ Online中央文件管理方案，可將紙本文件轉化成電子文件，讓用戶隨時隨地透過手機應用程式或瀏覽器直接使用系統，簡易提取及分享文件，而無需額外投資其他資訊科技設備。為企業節省處理文件的時間和減少人為錯誤，實現跨部門、跨區域的互聯互通，促進跨境合作及信息共享，助企業推進數碼化轉型，發展新商機。
企業數碼化成熟不同
佳能在香港發展多年，了解市場需求及各類型企業所面對的挑戰，以顧問模式為個別客戶提供意見及解決方案，同時照顧大型企業及中小企的需要。
各種的商業應用服務及方案已推出一段時間，然而，不同企業的使用情況各有不同。陳志剛解釋，員工對數碼轉型的了解丶透過數碼轉型實現數碼化成熟（Digital Maturity）是關鍵。「我們會透過數碼成熟度模型（Digital Maturity Model，DMM）的5個核心範疇，包括客戶、戰略、技術、操作、架構及文化，評估客戶的數碼能力（Digital Capabilities），提出合適意見。」
佳能香港相信，企業對流動辦公模式的需求將日漸增加，而且將會成為大趨勢。未來將不斷研發各種創新科技，為用戶在業務發展上提供適當建議和商業方案。
